Ο γραπτός λόγος μπορεί να γίνει το μεγάλο σας όπλο στον επαγγελματικό χώρο. 5 συμβουλές για να τον αξιοποιήσετε στο μέγιστο.
«Ήμουν πάντα εσωστρεφής. Όταν πήρα την πρώτη μου δουλειά μετά την απόκτηση του διδακτορικού μου στη νευροεπιστήμη, ανησυχούσα ότι θα δυσκολευόμουν να επικοινωνήσω με άλλους. Αλλά γρήγορα έμαθα ότι δεν χρειαζόταν να αναγκάσω τον εαυτό μου να είμαι εξωστρεφής. Η πιο σημαντική, αλλά συχνά υποτιμημένη ικανότητα που έχουν οι επιτυχημένοι άνθρωποι, ειδικά οι εσωστρεφείς, είναι η ικανότητα να γράφουν καθαρά». Αυτό επισημαίνει σε άρθρο της στο CNBC η Τζούλιετ Χαν, νευροεπιστήμονας με PhD από το Χάρβαρντ.
Δεν έχει σημασία σε ποιον κλάδο ανήκετε, εξηγεί. Εάν γνωρίζετε να γράφετε “στρατηγικά”, θα έχετε μεγαλύτερη αυτοπεποίθηση στις αλληλεπιδράσεις σας — στα ηλεκτρονικά μηνύματα, σε δημόσιες ομιλίες ή ακόμη και στη χαλαρή κουβέντα.
Ακολουθούν οι συμβουλές της:
1. Επιλέξτε τη σωστή μορφή για το μήνυμά σας
Προτού κοινοποιήσετε μια ιδέα ή αίτημα, αποφασίστε την καλύτερη μορφή για την παράδοση των πληροφοριών σας. Για παράδειγμα, εάν μοιράζεστε έρευνα που περιλαμβάνει πολύπλοκα δεδομένα, τότε ένα PowerPoint που εμφανίζει γραφήματα και εικόνες μπορεί να είναι η καλύτερη μορφή. Εάν ανακοινώνετε αποφάσεις διαχείρισης, στείλτε ένα λεπτομερές email. Τα σημεία κουκκίδων είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να κάνετε τους αναγνώστες να εστιάσουν και να αφομοιώσουν τις πληροφορίες. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο “STAR”: situation, task, action, result- (κατάσταση, καθήκον, δράση, αποτέλεσμα). Για συζητήσεις όπως ενημερώσεις προόδου ή συλλογή σχολίων, αρκεί γενικά ένα σύντομο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μια προσωπική επίσκεψη.
2. Αποφύγετε την ορολογία του κλάδου σας
Η απλή γλώσσα είναι ο πιο αποτελεσματικός τρόπος για να διατυπωθούν σύνθετα θέματα. Αποφύγετε την ορολογία ή τα ακρωνύμια του κλάδου, ανεξάρτητα από το πόσο διαδεδομένα πιστεύετε ότι είναι. Σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε γραφικά ή αναλογίες. Ένα από τα καλύτερα παραδείγματα που έχω δει ποτέ για αυτό ήταν όταν ένα στέλεχος σχεδίασε την ετήσια παρουσίαση της οικονομικής στρατηγικής του σαν… παιδικό βιβλίο. Αλλά μην συμπεριλάβετε άσχετες λεπτομέρειες που μπορεί να ξεφύγουν από το θέμα ή να μπερδέψουν το κοινό. Ό,τι δεν είναι απολύτως απαραίτητο για τη συνομιλία, μετακινήστε το στο κάτω μέρος της σημείωσής σας.
3. Μειώστε την προσπάθεια που χρειάζεται να καταβάλει ο παραλήπτης
Πριν στείλετε λοιπόν οτιδήποτε: Υπενθυμίστε τους γιατί απευθύνεστε (π.χ. “σχετικά με τη χθεσινή συνάντηση…”). Μορφοποιήστε το email ώστε να είναι εύκολο να το διαβάσετε στις οθόνες του τηλεφώνου (π.χ. σύντομες προτάσεις με κουκκίδες). Ανακαλέστε στοιχεία ενεργειών (π.χ. “τα επόμενα βήματα είναι…”, “η προθεσμία είναι…”). Εάν το μήνυμά σας υπερβαίνει τη μία σελίδα, δημιουργήστε ένα ξεχωριστό έγγραφο για να επισυνάψετε και χρησιμοποιήστε το email για να παρέχετε τα πιο σημαντικά σημεία. Μην υποθέτετε ότι το κοινό έχει τις ίδιες γνώσεις/πληροφορίες που έχετε εσείς. Παρέχετε βασικές πληροφορίες για να φέρετε τους πάντες στην ίδια γραμμή εκκίνησης.
4. Δείξτε τη δουλειά σας
Εάν ασχολείστε με ένα δυνητικά αμφιλεγόμενο θέμα (π.χ. κατανομή προϋπολογισμού ή αναδιάρθρωση ενός τμήματος εταιρείας), δώστε στους αναγνώστες τη διαδικασία σκέψης σας. Αυτή η προσέγγιση δημιουργεί αυτοπεποίθηση και δείχνει στους ανθρώπους ότι είστε διεξοδικοί, μπορείτε να συνδυάσετε πληροφορίες και να δώσετε το βασικό πλαίσιο όταν πρόκειται για μεγάλες αποφάσεις. Ζητήστε σχόλια και σημειώστε τυχόν ανησυχίες.
5. Γράψτε με ακρίβεια
Θέλετε να βεβαιωθείτε ότι προβάλλετε μια ισχυρή και ικανή παρουσία σε όλες τις πτυχές της δουλειάς σας. Πριν στείλετε οτιδήποτε: Μην είσαι ατημέλητος. Ελέγξτε για τυπογραφικά λάθη, γραμματική και συνέπεια στους αριθμούς. Αποφύγετε τα περιττά αστεία και το χιούμορ. Δεν βγαίνουν πάντα σωστά στον γραπτό λόγο, ειδικά με άτομα που δεν σας γνωρίζουν. Προκαλέστε τον εαυτό σας να αφαιρέσει όσο το δυνατόν περισσότερες λέξεις, προτάσεις και ακόμη και ολόκληρες ιδέες.
