Για πολλές επιχειρήσεις, το φυσικό αρχείο εξακολουθεί να αποτελεί καθημερινό μέρος της λειτουργίας τους. Συμβάσεις, τιμολόγια, φάκελοι προσωπικού, τεχνικά έγγραφα και παλαιότερα εταιρικά αρχεία μπορεί να βρίσκονται σε ντουλάπες, αποθήκες και αρχειοθήκες, ενώ η αναζήτηση ενός συγκεκριμένου εγγράφου απαιτεί χρόνο και πολλές φορές τη συμμετοχή περισσότερων από ενός ανθρώπων. Η ψηφιοποίηση αρχείων μπορεί να αλλάξει αυτή την πραγματικότητα, αλλά η διαδικασία δεν περιορίζεται στη μετατροπή ενός χαρτιού σε PDF. Για να έχει πραγματική αξία, το ψηφιακό αρχείο πρέπει να είναι οργανωμένο, αναζητήσιμο και εύκολα διαχειρίσιμο.
Γιατί η ψηφιοποίηση αρχείων έχει γίνει τόσο σημαντική
Το πρόβλημα με τα φυσικά αρχεία δεν είναι μόνο ο χώρος που καταλαμβάνουν. Είναι κυρίως ο χρόνος που απαιτείται για τη διαχείρισή τους. Όταν ένα έγγραφο βρίσκεται σε φυσικό φάκελο, κάποιος πρέπει να γνωρίζει πού έχει αποθηκευτεί, να το εντοπίσει και να το ανακτήσει. Αν χρειάζεται να το δει ένας άλλος εργαζόμενος, πρέπει στη συνέχεια να μεταφερθεί ή να δημιουργηθεί αντίγραφο.
Σε ένα οργανωμένο ψηφιακό περιβάλλον, η ίδια πληροφορία μπορεί να είναι διαθέσιμη πολύ πιο άμεσα. Η αναζήτηση μπορεί να γίνεται με βάση συγκεκριμένα στοιχεία ή λέξεις-κλειδιά, ενώ η πρόσβαση μπορεί να οργανώνεται ανάλογα με τον ρόλο και τις ανάγκες κάθε χρήστη.
Δεν είναι τυχαίο ότι μεγάλα έργα ψηφιοποίησης στην Ελλάδα έχουν συνδεθεί με ταχύτερη αναζήτηση και διαχείριση πληροφοριών, αλλά και με αποτελεσματικότερη πρόσβαση σε δεδομένα.
Η ψηφιοποίηση δεν είναι απλώς σάρωση εγγράφων
Ένα από τα συχνότερα λάθη είναι να αντιμετωπίζεται η ψηφιοποίηση αρχείων ως μια διαδικασία σάρωσης. Η σάρωση δημιουργεί ένα ψηφιακό αντίγραφο του εγγράφου. Αυτό όμως δεν σημαίνει απαραίτητα ότι το έγγραφο είναι εύκολο να βρεθεί ή να αξιοποιηθεί.
Ανάλογα με το είδος και τον όγκο του αρχείου, η διαδικασία μπορεί να περιλαμβάνει:
- προετοιμασία και ταξινόμηση των εγγράφων,
- σάρωση σε κατάλληλη μορφή,
- οπτική αναγνώριση χαρακτήρων (OCR),
- καταχώριση στοιχείων και μεταδεδομένων,
- κατηγοριοποίηση και ευρετηρίαση,
- ποιοτικό έλεγχο,
- ηλεκτρονική αρχειοθέτηση και διαχείριση.
Με τη χρήση OCR, για παράδειγμα, το περιεχόμενο ενός σαρωμένου εγγράφου μπορεί να γίνει αναζητήσιμο, αντί να παραμένει απλώς μια εικόνα μέσα σε ένα PDF. Η τεχνολογία χρησιμοποιείται ήδη σε έργα ψηφιοποίησης μεγάλων και σύνθετων αρχείων.
Τι κερδίζει μια επιχείρηση
Η σωστά οργανωμένη ψηφιοποίηση μπορεί να βελτιώσει σημαντικά την καθημερινή διαχείριση της πληροφορίας.
Ταχύτερη αναζήτηση
Αντί για αναζήτηση σε φυσικούς φακέλους, οι εργαζόμενοι μπορούν να εντοπίζουν ένα έγγραφο ψηφιακά, με βάση τα στοιχεία που έχουν καταχωριστεί σε αυτό.
Καλύτερη πρόσβαση στην πληροφορία
Ένα ψηφιακό αρχείο μπορεί να είναι διαθέσιμο στους εξουσιοδοτημένους χρήστες χωρίς να απαιτείται φυσική μεταφορά των εγγράφων από ένα γραφείο ή χώρο αποθήκευσης σε έναν άλλο.
Καλύτερη αξιοποίηση του χώρου
Η μείωση του όγκου του φυσικού αρχείου μπορεί να απελευθερώσει πολύτιμο χώρο στις εγκαταστάσεις μιας επιχείρησης.
Περισσότερος έλεγχος
Η ηλεκτρονική διαχείριση επιτρέπει καλύτερη οργάνωση των δικαιωμάτων πρόσβασης, της ταξινόμησης και της διαχείρισης των εγγράφων, ανάλογα με το σύστημα που χρησιμοποιείται.
Από το ψηφιοποιημένο έγγραφο στο ψηφιακό αρχείο
Η πραγματική αξία δεν βρίσκεται στο να υπάρχουν χιλιάδες αρχεία σε έναν server ή σε ένα cloud περιβάλλον. Βρίσκεται στο να μπορεί μια επιχείρηση να βρίσκει γρήγορα την πληροφορία που χρειάζεται και να τη διαχειρίζεται με συγκεκριμένο τρόπο.
Γι’ αυτό ένα έργο ψηφιοποίησης αρχείων χρειάζεται να ξεκινά από τις ανάγκες της επιχείρησης και όχι μόνο από τον διαθέσιμο εξοπλισμό. Ποια έγγραφα πρέπει να ψηφιοποιηθούν; Πώς θα ταξινομηθούν; Ποιοι θα έχουν πρόσβαση; Πώς θα αναζητούνται; Πού θα αποθηκεύονται και πώς θα συνδέονται με την καθημερινή ροή εργασίας;
Όταν αυτά τα ερωτήματα απαντηθούν σωστά, η ψηφιοποίηση δεν αποτελεί απλώς έναν τρόπο να περιοριστεί το χαρτί. Μετατρέπει το αρχείο σε μια οργανωμένη πηγή πληροφορίας που μπορεί να χρησιμοποιείται γρήγορα και αποτελεσματικά.
